Personvernerklæring

Som behandlingsansvarlig foretak tar vi personvern alvorlig. Vi verner om de personopplysninger vi håndterer, og vi påser at vi overholder personvernlovgivningen.

Kontakt vedrørende personvern

Hvis du har spørsmål om vår behandling av dine opplysninger, er du alltid velkommen til å kontakte vår HR-avdeling eller adm. direktør på tlf.nr. +45 45 540 540 eller på e-post HR@powercare.dk.

Vår behandling av personopplysninger

Kategorier av personopplysninger
De opplysninger som vi behandler om deg, kan omfatte:

Opplysninger om søkere
Når du søker på en stilling hos POWERCARE A/S og POWERDOC A/S og under din eventuelle ansettelse hos POWERCARE A/S og POWERDOC A/S, samler vi inn og behandler følgende typer personopplysninger om deg:

Generelle personopplysninger, herunder

• dine identitets- og kontaktopplysninger, herunder privatadresse, telefonnummer og e-postadresse
• utdanning, tidligere ansettelser og andre opplysninger i din CV
• alder, kjønn, ansettelsesland, avdeling, segment/funksjon, lønnsramme, lønn
• opplysninger innhentet fra referanser
• opplysninger som inngår i vår korrespondanse med deg

Personnummer

• Når du er søker, kan vi behandle opplysninger om ditt personnummer hvis du har gitt oss samtykke til dette og vi har et relevant og saklig formål, f.eks. i forbindelse med ansettelsesforløpet.

Opplysninger om straffbare forhold

• Hvis du søker på en stilling der det er nødvendig at vi ser din straffeattest, vil vi – når du står umiddelbart overfor en eventuell ansettelse – be deg innhente straffeattest og gi den til oss. Vi vil samtidig be om ditt spesifikke samtykke til at vi kan se og eventuelt lagre straffeattesten.

Opplysninger om medarbeidere og tidligere medarbeidere
Hvis du er ansatt i POWERCARE A/S og POWERDOC A/S, samler vi inn og behandler, foruten ovenstående, følgende typer personopplysninger om deg:

Generelle personopplysninger, herunder

• lønn, bankkonto og skatteopplysninger og pensjonsforhold
• opplysninger om personlig prestasjon
• opplysninger om ferie, sykdom og annet fravær
• din underskrift
• opplysninger om dine pårørende
• opplysninger om opphør av ansettelse, herunder eventuell avskjedigelse eller bortvisning.

Personnummer

• Når du er ansatt i POWERCARE A/S og POWERDOC A/S, behandler vi opplysninger om ditt personnummer for å kunne identifisere deg utvetydig når vi skal rapportere opplysninger om lønn m.v. etter reglene i skattelovgivningen om rapporteringsplikt.

Følsomme personopplysninger

• Medlemskap av fagforening i forbindelse med eventuelle tvister
• Helsemessige forhold (arbeidsskader, sykefravær, herunder erkæringer om arbeidsførhet og legeattester, opplysninger om barsel i forbindelse med dagpengerefusjon, fleksjobb eller ansettelse på særlige vilkår, f.eks. ved funksjonshemming).

Formål og rettsgrunnlag
Vår databehandling har følgende formål:

• Administrasjon av personale, herunder saksbehandling i forbindelse med ansettelser. Administrasjonen skjer på grunnlag av gjeldende lovgivning og andre sentralt fastsatte regler samt overenskomster og avtaler som inngås mellom arbeidsmarkedets parter samt lokalt og individuelt inngåtte avtaler om lønns- og ansettelsesvilkår.
• Statistiske formål.

Rettsgrunnlaget for vår behandling av personopplysninger er:

• Rettsgrunnlaget for behandling av ditt personnummer er – inntil du blir ansatt – ditt samtykke, jf. den danske personvernloven § 11 annet ledd nr. 2. Du kan til enhver tid kalle tilbake samtykket, og da kan vi som utgangspunkt ikke lenger lagre personnummeret. Hvis vi har et annet rettslig grunnlag for behandling av opplysningen, vil vi imidlertid fortsatt kunne behandle opplysningen. En tilbakekalling av samtykket vil dessuten ikke påvirke lovligheten av behandlingen som vi har foretatt før tilbakekallingen.
• Når du er ansatt, er grunnlaget for behandlingen av personnummeret reglene i skattelovgivningen om rapporteringsplikt og § 11 annet ledd nr. 1 i den danske personvernloven.
• Helseopplysninger behandles med hjemmel i lovgivningen. For eksempel er rettsgrunnlaget for behandling av helseopplysninger som ledd i ansettelse på særlige vilkår den særlov som regulerer den særlige ansettelsesformen.
• Eventuelle straffbare forhold i straffeattester behandles med ditt uttrykkelige samtykke, jf. den danske personvernloven § 8 tredje ledd. Du kan til enhver tid kalle tilbake samtykket, og da kan vi som utgangspunkt ikke lenger behandle opplysningene. Hvis vi har et annet rettslig grunnlag for behandling av opplysningen, vil vi imidlertid fortsatt kunne behandle opplysningen. En tilbakekalling av samtykket vil dessuten ikke påvirke lovligheten av behandlingen som vi har foretatt før tilbakekallingen.
• Rettsgrunnlaget for behandling av personopplysninger som inngår i persontester, og resultatet av testen er ditt samtykke, jf. den danske personvernloven § 6 første ledd, jf. personvernforordningens artikkel 6 nr. 1 bokstav a. Du kan til enhver tid kalle tilbake samtykket, og da kan vi som utgangspunkt ikke lenger behandle opplysningene. Hvis vi har et annet rettslig grunnlag for behandling av opplysningen, vil vi imidlertid fortsatt kunne behandle opplysningen. En tilbakekalling av samtykket vil dessuten ikke påvirke lovligheten av behandlingen som vi har foretatt før tilbakekallingen.
• Når vi registrerer opplysninger som kreves etter bokføringsloven eller som ledd i rapporteringsplikten til skattemyndighetene, er rettsgrunnlaget personvernlovens § 6, stk. 1, jf. personvernforordningens artikkel 6, stk. 1, litra c, om behandling som er nødvendig for å overholde en rettslig forpliktelse som påhviler den behandlingsansvarlige.
• Rettsgrunnlaget for vår innsamling og registrering av opplysninger om bruk av e-post og Internett er den danske personvernloven § 6 første ledd, jf. personvernforordningens artikkel 6 nr. 1 bokstav f om behandlinger som er nødvendige for en berettiget interesse som ikke overstyres av hensynet til de registrerte. De berettigede interessene som kan begrunne undersøkelse av en medarbeiders Internett-bruk eller e-postkonto, kan for eksempel være hensynet til drift, sikkerhet, reetablering og dokumentasjon samt hensynet til kontroll av medarbeiderens bruk av Internett eller e-post.
• Rettsgrunnlaget for vår behandling av opplysninger om medarbeiders bruk av telefoni, herunder mobiltelefoner, er den danske personvernloven § 6 første ledd, jf. personvernforordningens artikkel 6 nr. 1 bokstav c om behandling som er nødvendig for å overholde en rettslig forpliktelse som påhviler den behandlingsansvarlige, herunder forpliktelser til å føre en viss kontroll med at frie mobiltelefoner ikke brukes til betaling til private formål.
• Rettsgrunnlaget for vår innsamling og registrering av de øvrige personopplysningene er den danske personvernloven § 6 første ledd, jf. personvernforordningens artikkel 6 nr. 1 bokstav b om behandlinger som er nødvendige for å inngå en ansettelseskontrakt og for utførelsen av ansettelseskontrakten.
• Videregivelse av opplysninger om deg vil kunne skje under iakttakelse av behandlingsreglene i personvernlovgivningen og annen dansk lovgivning. Vi vil i hvert enkelt tilfelle vurdere om videregivelsen krever ditt uttrykkelige samtykke, eller om videregivelsen kan skje på annet rettsgrunnlag.
• Statistiske formål: Opplysninger om lønn og fravær m.v. brukes dessuten til å utforme forskjellige statistikker, herunder sykefraværsstatistikk, der vi samkjører opplysninger om forskjellige medarbeidere for å danne en nødvendig oversikt. Rettsgrunnlaget er den danske personvernloven § 6 første ledd, jf. personvernforordningens artikkel 6 nr. 1 bokstav e om behandlinger som er nødvendige av hensyn til utførelse av en oppgave i samfunnets interesse. Det brukes kun opplysninger som er nødvendige for undersøkelsen, og opplysningene brukes ikke til andre formål enn ren statistikk.

Kategorier av mottakere
Vi videregir eller overlater personopplysninger om våre ansatte til følgende kategorier av mottakere:

• Skattemyndigheter og andre myndigheter i forbindelse med lovpliktige rapporteringer
• Bankforbindelser i forbindelse med utbetaling av lønn
• Pensjonsselskaper i forbindelse med pensjon
• Kompetansefond og fagforeninger i forbindelse med etterutdanning og lønnsrefusjon
• Eksterne rådgivere, vår advokatforbindelse m.v.
• Kunder og samarbeidspartnere til POWERCARE A/S og POWERDOC A/S som du bidrar til å betjene, motta opplysninger som ditt navn og din stilling i forbindelse med saksbehandling m.v.
• Våre databehandlere på grunnlag av databehandleravtaler.

Sletting
Vi sletter opplysningene om deg når de ikke lenger er nødvendige.

Hvis du som søker ikke fikk jobb hos POWERCARE A/S og POWERDOC A/S, tar vi vare på søknaden og de øvrige personopplysningene så lenge som nødvendig for de formål vi har beskrevet ovenfor. Opplysninger om søknaden slettes senest 6 måneder etter datoen for søknadsfristen.

POWERCARE A/S og POWERDOC A/S følger generelt den lagringsfristen som gjelder etter bokføringsloven. For å kunne dokumentere vår saksbehandling og for å kunne oppfylle våre forpliktelser, har vi vurdert at det er nødvendig å ta vare på alle opplysninger i opp til fem år pluss inneværende etter fratredelse.

Dine rettigheter
Du har etter lovgivningen en rekke rettigheter med hensyn til vår behandling av opplysningene.

Du kan gjøre bruk av personvernrettighetene ved å henvende deg til oss. Du finner våre kontaktopplysninger øverst i denne politikken.

Når du har bedt om at få adgang til opplysninger om deg, å få dem rettet eller slettet, eller hvis du har gjort innsigelse mot vår databehandling, undersøker vi om det er mulig å imøtekomme ditt ønske. Vi gir deg svar på henvendelsen så raskt som mulig, og senest én måned etter at vi har mottatt henvendelsen.

Dine rettigheter:

• Rett til å se opplysninger (innsynsrett)
  Du har rett til at få innsyn i de opplysningene som vi behandler om deg, og en rekke ytterligere opplysninger.
• Rett til korrigering (rettelse)
  Hvis du mener at personopplysningene vi behandler om deg, er unøyaktige, har du rett til å få dem rettet. Du må henvende deg til oss og opplyse oss om hvor unøyaktighetene finnes, og hvordan de kan rettes. Vi skal i alle tilfeller ta stilling til om vi mener anmodningen er berettiget. Når du henvender deg med en anmodning om å få rettet eller slettet personopplysningene, undersøker vi om betingelsene er oppfylt og gjennomfører i så fall endringer eller sletting så raskt som mulig.
• Rett til sletting
  Vi sletter generelt personopplysninger når de ikke lenger er nødvendige. I særlige tilfeller har du rett til å få spesifikke opplysninger om deg slettet, før tidspunktet for vår alminnelige generelle sletting inntreffer. Det gjelder for eksempel hvis du kaller tilbake samtykket, og vi ikke har et annet grunnlag for å behandle disse. Hvis du mener at opplysningene ikke lenger er nødvendige for det formål som vi innhentet dem for, kan du be om å få dem slettet. Du kan også kontakte oss hvis du mener at personopplysningene blir behandlet i strid med lovgivningen eller andre rettslige forpliktelser.
• Rett til begrensning av behandling
  Hvis du bestrider opplysninger som vi har registrert eller på annet vis behandler, kan du anmode oss om å begrense behandlingen av opplysningene inntil vi har hatt mulighet for å fastslå om opplysningene er korrekte. Du kan også anmode om begrensning i stedet for sletting hvis du mener vår behandling av opplysningene er ulovlig, eller hvis du mener vi ikke lenger har bruk for opplysningene, eller hvis du mener dine legitime interesser går forut for den behandlingsansvarliges legitime interesser. Hvis du får medhold i at vår behandling skal begrenses, kan vi heretter kun behandle opplysningene med ditt samtykke, eller med henblikk på at rettskrav kan fastsettes, gjøres gjeldende eller forsvares eller for å beskytte en person eller viktige samfunnsinteresser.
• Rett til å overføre opplysninger (dataportabilitet)
  Du har rett til å motta personopplysninger du har stilt til rådighet for oss, og dem vi har innhentet om deg hos andre aktører på bakgrunn av ditt samtykke. Hvis vi behandler opplysninger om deg som ledd i en kontrakt der du er part, kan du også få tilsendt opplysningene. Du har også rett til å overføre disse personopplysningene til en annen tjenesteleverandør. Du kan også be oss om å få opplysningene sendt direkte fra den behandlingsansvarlige til en annen myndighet eller foretak. Hvis du ønsker å bruke din rett til dataportabilitet, vil du motta personopplysningene fra oss i et alminnelig anvendt og maskinlesbart format.
• Rett til innsigelse
  Du har rett til å gjøre innsigelse mot vår behandling av opplysninger om deg. Du kan også gjøre innsigelse mot vår videregivelse av opplysningene for markedsføringsformål. Du kan bruke kontaktopplysningene øverst til å sende en innsigelse. Hvis innsigelsen er berettiget, sørger vi for å opphøre med behandlingen av opplysningene.
• Rett til å få informasjon om nye formål
  Hvis vi ønsker å bruke opplysninger om deg til et annet formål enn de formål som vi tidligere har opplyst overfor deg, f.eks. i denne personvernerklæringen, har du rett til å få informasjon om dette før vi viderebehandler opplysningene til det andre formålet.
• Rett til å kalle tilbake samtykket
  Hvis vår behandling av opplysningene skjer på grunnlag av ditt samtykke, kan du til enhver tid kalle tilbake dette. Hvis du kaller tilbake samtykket, kan vi heretter ikke lenger behandle opplysningene. Tilbakekalling av samtykke påvirker ikke lovligheten av den behandlingen som er basert på samtykke før tilbakekallingen. Hvis vi har et annet rettslig grunnlag for behandling enn samtykke med et selvstendig formål – eksempelvis oppbevaring av opplysninger av hensyn til overholdelse av reglene om bokføring – vil denne behandlingen fortsatt kunne finne sted.

Hvis du ikke er tilfreds med vårt svar, har du mulighet til å klage til Datatilsynet. Det gjelder generelt at hvis du er utilfreds med den måten dine personlige opplysninger er blitt behandlet på, kan du klage til Datatilsynet som deretter undersøker saken og treffer en avgjørelse.

Du finner Datatilsynets kontaktopplysninger på www.datatilsynet.dk.

NB! Du kan skrive til Datatilsynet via Digital Post på Borger.dk, der sendingen av din henvendelse skjer sikkert (kryptert). Vi anbefaler at du bruker Digital Post hvis henvendelsen inneholder fortrolige eller følsomme personopplysninger.