INDLEDNING OG FORMÅL (Click here for english version)
Formålet med denne politik er at forklare, hvordan whistleblowerordningen fungerer og dermed skabe en præventiv effekt samt undgå en eventuel tilbageholdenhed med indberetning af væsentlige forhold.

POWERCARE A/S´ whistleblowerordning har blandt andet som formål at forbedre mulighederne for, at ansatte, samarbejdspartnere m.v. kan påpege og udtale sig om ulovlige eller alvorlige forhold på en tryg og sikker måde, uden at den/de pågældende personer behøver at frygte, at indberetning får negative konsekvenser.

POWERCARE A/S ønsker først og fremmest, at problematiske forhold bliver adresseret direkte i fri og åben dialog med den nærmeste leder eller øvrig relevant medarbejder. Hvis et konkret forhold ikke egner sig til at blive drøftet i et sådant forum kan indberetning i stedet indgives fortroligt eller anonymt, ved brug af POWERCARE A/S´ whistleblowerordning.

HVEM KAN INDBERETTE
Indberetning kan foretages af alle medarbejdere i POWERCARE A/S samt øvrige personer med tilknytning til POWERCARE A/S, eksempelvis samarbejdspartnere, kunder, leverandører, eksterne rådgivere og bestyrelsesmedlemmer samt personer, der har været til ansættelsessamtaler m.v.

HVAD OG HVEM KAN INDBERETTES OM
Der kan indberettes om alle ulovlige eller alvorlige forhold. Indberetning kan også ske ved mistanke om et ulovligt eller alvorligt forhold. Som eksempler på alvorlige forhold kan nævnes økonomisk kriminalitet, korruption, uregelmæssigheder vedrørende regnskabsføring, fysisk eller psykisk vold, seksuelle krænkelser eller øvrig upassende adfærd, alvorlige brud på arbejdssikkerheden eller af miljøregler. Alvorlige overtrædelser af interne politikker vil ligeledes være omfattet af whistleblowerordningen.

Der kan indberettes om forhold begået af medarbejdere i POWERCARE A/S eller hvor en medarbejder i POWERCARE A/S eller en person med en anden nær tilknytning til POWERCARE A/S er involveret.
Whistleblowerordningen kan ikke anvendes til indberetning af mindre eller ikke alvorlige forhold. Som eksempler kan nævnes lønforhold, samarbejdsvanskeligheder eller ikke-alvorlige overtrædelser af interne politikker m.v.

I tvivlstilfælde opfordrer POWERCARE A/S til, at der foretages en indberetning fremfor, at forholdet ikke anmeldes. Alle indberetninger vil blive registreret, behandlet og taget alvorligt.

HVORDAN FORETAGES INDBERETNING
Indberetning kan foretages via dette link.

INDBERETNING
En indberetning kan foretages såvel skriftligt som mundtligt, dog alene via ovenstående link. Det er ikke muligt at foretage indberetninger på andre måder, da der er tale om fortrolige personoplysninger, der ikke må sendes ukrypteret.
Det er muligt i forbindelse med en indberetning at anmode om, at indberetning skal ske på et fysisk møde. I sådanne tilfælde kan indberetning ikke ske anonymt, da det er nødvendigt at kunne rette henvendelse til den, der har indberettet, for inden for en rimelig frist at kunne afholde et fysisk møde.

HVEM BEHANDLER EN INDBERETNING
Indberetningerne behandles af POWERCARE A/S udpegede ansvarlige for whistleblowerordningen, Chefjurist Jonas Wilhjelm.
Den ansvarlige for whistleblowerordningen vil underrette ledelsen om indberetninger, medmindre indberetningen angår ledelsen, i hvilket tilfælde bestyrelsesformanden eller næstformanden vil modtage underretning.

HVORDAN BEHANDLES EN INDBERETNING
En indberetning vil blive behandlet senest 7 dage efter, at indberetningen er foretaget. Når en indberetning modtages, vil den blive registreret og der vil blive foretaget en indledende undersøgelse af forholdet.

Hvis den ansvarlige for whistleblowerordningen vurderer, at sagen er omfattet af whistleblowerordningen, videregives sagen til videre behandling.

Hvis den ansvarlige for whistleblowerordningen vurderer, at indberetningen er åbenbart ubegrundet eller at forholdet ikke er omfattet af whistleblowerordningen, bliver indberetningen afvist og slettet. Indberetteren vil om muligt modtage besked herom.

En sag slettes i systemet, når sagsbehandlingen er afsluttet, enten fordi forholdet er løst eller fordi indberetningen ikke kunne tages under behandling. Oplysninger givet i forbindelse med en indberetning samt indhentet under sagsbehandlingen heraf opbevares, behandles og slettes i henhold til gældende datalovgivning.

Hvis det er nødvendigt for at imødegå lovovertrædelser eller øvrige alvorlige forhold, kan oplysninger blive delt med politiet eller anden offentlig myndighed. I det omfang det er muligt og under hensyn til sagsbehandlingen i øvrigt vil den, der har indberettet et forhold blive orienteret herom.

HVAD SKER DER EFTER INDBERETNING
Efter en indberetning er foretaget er det muligt for indberetteren at logge sig anonymt på it-systemet og følge med i sagens nærmere behandling. Det er muligt, at sagsbehandleren har stillet yderligere spørgsmål eller anmoder om yderligere bevismateriale m.v. Enhver dialog via it-systemet er fuldstændig anonym, og der stilles intet krav om, at man som indberetter deltager i yderligere dialog eller sagsbehandling. Undladelse heraf kan dog hæmme arbejdet med at afdække det indberettede forhold.

FORTROLIGHED OG ANONYMITET
Den der indberetter et forhold kan vælge at være anonym eller at foretage anmeldelsen fortroligt. Alle indberetninger, der ikke anmeldes anonymt, vil i videst muligt omfang blive behandlet fortroligt. Hvis du ønsker at være anonym, skal du vælge en indberetningsform, der sikrer, at din identitet ikke bliver oplyst. Du skal ligeledes sikre, at der ikke i den indberetning og det materiale du evt. medsender, er oplysninger, der kan henføres til dig.

Behandling af personoplysninger i forbindelse med indberetninger under POWERCARE A/Ss whistleblowerordning sker i henhold til lov om beskyttelse af whistleblowere samt databeskyttelseslovgivningen i øvrigt. Der henvises til POWERCARE A/S´ privatlivspolitik.

SIKKERHED
Alle indberetninger foretaget med rimelig grund er beskyttet mod repressalier af enhver karakter.
Hvis du indgiver en indberetning i ond tro, kan det have negative konsekvenser for dig, herunder for dit ansættelsesforhold.
Det it-system, der anvendes til at modtage og registrere indberetninger drives af Whistleblower Software ApS. Whistleblower Software ApS er en uafhængig tredjepart og garanterer for sikkerheden samt anonymiteten i den software, de stiller til rådighed.
Det benyttede it-system logger hverken IP-adresse eller oplysninger om det medie, du anvender til at foretage indberetningen. Al datatransmission og lagring af data sker endvidere krypteret. Det er alene den whistlebloweransvarlige fra POWERCARE A/S, der har adgang til indberetningerne i systemet.

OPLYSNINGER TIL DEN/DE ANMELDTE
POWERCARE A/S er forpligtede til at orientere den/de personer, der er indgivet indberetninger om. Forud for enhver orientering vil der blive foretaget en konkret vurdering af hvilke oplysninger, der kan videregives og hvornår, således orientering af de involverede personer ikke får konsekvenser for afdækningen af de indberettede forhold.

Den/de personer, der er indgivet indberetninger om, vil ikke blive orienteret om, hvem der har foretaget en indberetning.

Dette heller ikke selvom indberetterens identitet fremgår af indberetningen. I forbindelse med en retssag kan det blive aktuelt, at indberetteren, hvis dennes identitet er kendt, kan blive indkaldt som vidne.

KONTAKTOPLYSNINGER
Har du spørgsmål om POWERCARE A/S´ whistleblowerpolitik, herunder til selve ordningen, hvordan indberetning foregår eller øvrigt er du velkommen til at kontakte Jonas Wilhjelm fra POWERCARE A/S, enten på tlf. +45 45 540 540 eller via e-mail på jow@powercare.dk.

Henvendelser om og spørgsmål til whistleblowerordningen vil naturligvis blive behandlet fortroligt.

Vedtaget af POWERCARE A/S den 1. december 2021.